V rámci tohoto dokumentu si Vás dovolujeme seznámit s veškerými důležitými informacemi, které se týkají zpracování osobních údajů kvůli účasti na akcích VALACHY TOUR (www.valachytour.cz).
Poskytovatelem výše uvedených služeb a zároveň správcem a zpracovatelem osobních údajů je společnost VALACHY TOUR EVENTS, s.r.o., IČ 192 718 59, se sídlem Vylanta 235, 763 16 Fryšták (dále jen „VALACHY TOUR EVENTS“).
Níže najdete odpovědi zejména na následující otázky.
- Na koho se můžete obrátit v záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů?
- Za jakým účelem VALACHY TOUR EVENTS osobní údaje zpracovává?
- Jaké osobní údaje VALACHY TOUR EVENTS zpracovává a jaké k tomu má oprávnění?
- Odkud VALACHY TOUR EVENTS získává osobní údaje?
- Komu dále VALACHY TOUR EVENTS osobní údaje předává?
- Jak se dozvíte, že VALACHY TOUR EVENTS zpracovává Vaše osobní údaje a jaká práva ve věci ochrany osobních údajů můžete uplatnit?
Společnost VALACHY TOUR EVENTS přistupuje odpovědně ke zpracování osobních údajů a zejména dbá na jejich zabezpečení, to vše v souladu s obecně závaznými právními předpisy.
1. Na koho se můžete obrátit v záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů?
Na prvním místě se můžete vždy obrátit přímo na společnost VALACHY TOUR EVENTS, která je správcem osobních údajů, které zpracovává v souvislosti se svým podnikáním, zejména tedy s pořádáním sportovních akcí.
- Doručovací adresa: VALACHY TOUR EVENTS, s.r.o., Vylanta 235, Fryšták, 76316
- E-mail: valachytourevents@gmail.com
- Veškeré kontaktní údaje naleznete na internetových stránkách: www.valachytour.cz
2. Má společnost VALACHY TOUR EVENTS pověřence pro ochranu osobních údajů?
Ano, společnost VALACHY TOUR EVENTS jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.
Pověřence můžete kontaktovat na e-mailové adrese valachytourevents@gmail.com.
3. Za jakým účelem zpracováváme osobní údaje?
- 3.1 Osobní údaje zpracováváme za tím účelem, abychom Vám mohli poskytnout naše služby.
- Pokud využíváte naše služby, objednáváte startovné na závod nebo dárkový poukaz, potřebujeme znát Vaše identifikační a kontaktní údaje, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu, na základě které Vám tyto služby nebo zboží poskytneme. Tyto údaje potřebujeme znát i v případě, kdy si u nás služby rezervujete.
- V tomto případě nepotřebujeme ke zpracování Váš souhlas.
- 3.2 Osobní údaje zpracováváme též za účelem marketingu.
- V některých případech potřebujeme k takovému zpracování Váš souhlas. Pokud nám Váš souhlas udělíte, můžeme se na Vás obrátit, prostřednictvím e-mailu nebo SMS s nabídkou našeho zboží nebo služeb formou newsletteru. Svůj souhlas s takovýmto zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat.
- 3.3 Hostům, kterým jsme poskytli naše služby nebo zákazníkům, kteří objednali zboží nebo dárkový poukaz, můžeme zaslat na jejich e-mail nebo telefonní číslo obchodní sdělení (např. ve formě newsletteru).
- K tomu nepotřebujeme Váš souhlas, neboť se jedná o oprávněný zájem společnosti VALACHY TOUR EVENTS nabídnout svým hostům další zboží či služby. Samozřejmě však nechceme nikoho obtěžovat, nebude-li si to přát. Zasílání obchodního sdělení je možné jedním kliknutím na odkaz nacházející se na jeho samotném konci zrušit nebo napsat na email valachytourevents@gmail.com.
- 3.4 Zajímá nás Váš názor na služby, které poskytujeme
- Z tohoto důvodu jsme se domluvili s provozovatelem služby SurveyMonkey, aby pro nás zajistil nezávislé vyhodnocení Vaší zkušenosti s některými námi poskytovanými službami a zbožím. K tomu nepotřebujeme Váš souhlas, neboť se jedná o oprávněný zájem společnosti VALACHY TOUR EVENTS zajistit zpětnou vazbu od svých hostů a zákazníků, abychom mohli zlepšit poskytování svých služeb a zboží. Následně Vám bude zaslán dotazník ohledně Vaší spokojenosti při nákupu zboží nebo využívání našich služeb.
- 3.5 Při pořádání sportovních akcí zpravidla potřebujeme znát základní identifikační údaje účastníků, a to za tím účelem, abychom sportovní akci mohli organizačně zajistit, zejména zařadit sportovce do příslušných kategorií, provést jejich registraci a prezentaci před závodem a též pro účely zveřejnění výsledků sportovních akcí.
- Sportovní akce také dokumentujeme a fotografie jsou následně umístěny na internetových stránkách www.valachytour.cz.
- 3.6. Zpracování některých osobních údajů nám ukládá přímo zákon, např. jsme povinni uchovávat daňové doklady po zákonem stanovenou dobu.
- 3.10 Jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem ochrany našich práv a oprávněných zájmů, typicky v případě jakéhokoli sporu. V tomto případě tedy nepotřebujeme ke zpracování osobních údajů Váš souhlas a doba zpracování se může prodloužit.
4. Jaké osobní údaje společnost VALACHY TOUR EVENTS zpracovává?
-
4.1 V souvislosti s pořádáním sportovních akcí zpracováváme základní identifikační a kontaktní údaje a dále údaje o výkonu závodníka (např. čas a umístění) a případně též údaje o jeho fyzické podobě, je-li zachycen na fotografiích či videích dokumentujících sportovní akci. Na žádost dotčené osoby samozřejmě tyto údaje nebudou zpracovávány a zejména budou odstraněny z internetových stránek www.valachytour.cz.
-
4.2 Na základě bezpečnostního monitoringu může dojít ke zpracování údajů o fyzické podobě na kamerovém záznamu.
5. Jaká máme oprávnění k tomu, abychom zpracovávali Vaše osobní údaje?
Zpracování osobních údajů provádíme vždy na základě jednoho ze zákonných důvodů pro každý účel zpracování.
- 5.1 Ve valné většině případů je zpracování osobních údajů nezbytné pro uzavření a plnění příslušné smlouvy, nejčastěji tedy smlouvy, na základě které poskytuje VALACHY TOUR EVENTS služby a zboží svým hostům a zákazníkům. V tomto případě nepotřebujeme ke zpracování Váš souhlas.
O plnění smlouvy se jedná i v případě, že se účastníte některé námi pořádané sportovní akce. - 5.2 V některých případech provádíme zpracování osobních údajů z titulu našeho oprávněného zájmu. Jedná se například o zasílání obchodních sdělení nebo v případech, kdy společnost VALACHY TOUR EVENTS uplatňuje své nároky nebo chrání svá práva a své oprávněné zájmy. O oprávněný zájem společnosti VALACHY TOUR EVENTS se jedná i v případě monitoringu bezpečnostními kamerami. Stejně tak dokumentování sportovních akcí považujeme za náš oprávněný zájem.
- 5.3 V některých případech je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, a to zejména pro naše marketingové aktivity, dále proto, abychom hostům či zákazníkům mohli poskytnout různé výhody, anebo pro potřeby hodnocení kvality našich služeb.
6. Komu dále osobní údaje předáváme?
Společnost VALACHY TOUR EVENTS pečlivě zvažuje a posuzuje, zda je předání osobní údajů jinému příjemci nutné, a zejména zda případný příjemce je schopen zajistit adekvátní ochranu předávaných osobních údajů. K předávání osobních údajů dochází výlučně na základě písemně uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů.
Společnost VALACHY TOUR EVENTS může předávat osobní údaje:
- 6.1 některým společnostem v rámci skupiny HP TRONIC, zejména společnosti HP TRONIC Zlín, spol. s r.o., IČO: 49973053, a to za účelem zajištění některých služeb, které jsou optimalizovány v rámci podnikatelského seskupení (např. zajištění serverů, účetních, právních a archivačních služeb), popř. za účelem poskytování jiných hotelových, ubytovacích, rekreačních, kulturních či sportovních služeb jinými společnostmi v rámci skupiny VALACHY TOUR EVENTS;
- 6.2 poskytovatelům platebních služeb a zpracovatelům plateb za účelem zabezpečení převodu finančních prostředků;
- 6.3 některé osobní údaje mohou být předávány osobě, která pro VALACHY TOUR EVENTS zpracovává účetní agendu;
- 6.4 některé osobní údaje (v minimálním rozsahuje) mohou být předávány společnostem, které pro nás realizují rozesílku obchodních sdělení a dotazníků spokojenosti
- 6.5 některé osobní údaje mohou být na vyžádání předávány příslušným orgánům veřejné moci. Osoby, kterým jsou údaje předávány, nejsou oprávněny tyto údaje zpracovávat za jakýmkoli jiným účelem a ani je předávat jakékoli další osobě bez souhlasu nebo pokynu společnosti VALACHY TOUR EVENTS, ledaže k tomu mají zákonný důvod.
Osoby, kterým jsou údaje předávány, nejsou oprávněny tyto údaje zpracovávat za jakýmkoli jiným účelem a ani je předávat jakékoli další osobě bez souhlasu nebo pokynu společnosti VALACHY TOUR EVENTS, ledaže k tomu mají zákonný důvod.
7. Předáváme Vaše údaje do jiné země mimo Evropskou unii?
Vaše osobní údaje nepředáváme do země mimo Evropskou unii (respektive mimo státy EHP, tj. Evropského hospodářského prostoru), ve které by nebyl zabezpečen dostatečný standard ochrany osobních údajů. Předávání osobních údajů za hranice Evropské unie ani nemáme v úmyslu.
Jedinou výjimkou je situace, kdy údaje jsou zpracovávány provozovatelem rezervačního systému, který ukládá data na server umístěný v jiné zemi. V žádném případě však nejsou tímto způsobem osobní údaje předávány do jiné země, ve které by nebyla zajištěna odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.
8. Zajímá Vás, jaké osobní údaje zpracováváme o Vaší osobě?
V takovém případě se na nás můžete kdykoli obrátit s žádostí o sdělení podrobností o zpracování osobních údajů a my Vám bezplatně poskytneme podrobné informace, případně Vám poskytneme kopii zpracovávaných údajů.
Jedná se o Vaše právo na přístup k osobním údajům.
Musíme Vás však upozornit, že v případě opakovaných anebo nedůvodných žádostí jsme oprávněni požadovat za poskytnutí informací úhradu nákladů s tím spojených nebo poskytnutí informace odepřít.
9. V jakých dalších záležitostech se na nás můžete obrátit?
- 9.1 Máte právo na opravu osobních údajů, tj. můžete se obrátit na společnost VALACHY TOUR EVENTS s žádostí o opravu, jestliže údaje, které o Vás společnost VALACHY TOUR EVENTS vede, jsou nepřesné, neúplné či neaktuální.
- 9.2 Máte právo na výmaz osobních údajů, tj. můžete se obrátit na společnost VALACHY TOUR EVENTS s žádostí, aby Vaše osobní údaje zpracovávané společností VALACHY TOUR EVENTS byly vymazány. Aby mohly údaje být vymazány, musí se jednat o jeden z těchto případů: (i) údaje nejsou potřebné pro účel, pro který byly zpracovávány, (ii) pokud jste odvolal/a souhlas se zpracováním údajů, (iii) údaje byly zpracovány protiprávně, (iv) údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti, nebo (v) údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.
- 9.3 Máte právo na omezení zpracování osobních údajů, tj. můžete se obrátit na společnost VALACHY TOUR EVENTS, aby omezila zpracování Vašich osobních údajů. Aby mohlo zpracování údajů být omezeno, musí se jednat o jeden z těchto případů: (i) popíráte přesnost vašich osobních údajů, nebo (ii) zpracování údajů je protiprávní, ale odmítáte výmaz takových osobních údaj, nebo (iii) budete požadovat zpracování osobních údajů pro potřeby uplatnění Vašich nároků, přestože již byl splněn účel, pro který společnost VALACHY TOUR EVENTS údaje zpracovávala, nebo (iv) jste vznesl/a námitku proti zpracování a zatím nebylo ověřeno, zda oprávněný zájem společnosti VALACHY TOUR EVENTS převažuje nad Vašimi oprávněnými zájmy.
- 9.4 Máte právo na přenos osobních údajů, tj. můžete se obrátit na společnost VALACHY TOUR EVENTS, aby Vám Vaše osobní údaje byly poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu nebo aby tyto údaje byly rovnou přeneseny k jinému správci. K přenosu údaje může dojít jedině v případě, že zpracování je založeno na uzavřené smlouvě nebo na Vašem souhlasu a zároveň se jedná o automatizované zpracování.
- 9.5 Souhlas, který jste udělil/a se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat.
10. Kdy je možné vznést námitku proti zpracování osobních údajů?
Právo vznést námitku máte v těchto případech.
- (a) Můžete vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které společnost VALACHY TOUR EVENTS provádí na základě svého oprávněného zájmu. V takovém případě Vaše osobní údaje nebudou dále zpracovávány, ledaže Vám společnost VALACHY TOUR EVENTS prokáže, že její oprávněný zájem má přednost před Vašimi zájmy.
- (b) Můžete vznést námitku proti zpracování osobních údajů, a to v případě, že vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu. V takovém případě již Vaše osobní údaje nebudou dále zpracovávány.
11. Jak dlouho budeme zpracovávat Vaše osobní údaje?
Doba, po kterou budeme zpracovávat Vaše osobní údaje je daná našimi povinnostmi vyplývajícími ze smlouvy, kterou jsme s Vámi uzavřeli a dalšími povinnostmi, které nám ukládá zákon, např. povinnost archivace zákonem stanovených dokumentů.
O ubytování cizinců jsme dle zákona povinni vést evidenci po dobu šesti let od posledního zápisu do evidence.
O ubytování osob za účelem rekreačního či lázeňského pobytu jsme taktéž povinni vést evidenci po dobu šesti let od posledního zápisu do evidence.
V některých případech je doba zpracování osobních údajů závislá na trvání Vašeho souhlasu se zpracováním.
V ostatních případech zpracování osobních údajů záleží na trvání našeho oprávněného zájmu.
V každém případě údaje, které nejsou třeba ke splnění daného účelu nebo k jejichž zpracování nemáme zákonný podklad, likvidujeme.
12. Jak můžete postupovat v případě, že se domníváte, že společnost VALACHY TOUR EVENTS při zpracování Vašich osobních údajů postupuje nezákonně?
Máte právo obrátit se se stížností na dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.
13. Informace pro jiné fyzické osoby, jejichž osobní údaje zpracovává společnost VALACHY TOUR EVENTS
Společnost VALACHY TOUR EVENTS zpracovává dále osobní údaje jiných fyzických osob, typicky se jedná o osoby spolupracující se společností VALACHY TOUR EVENTS, obchodní partnery, odběratele, dodavatele apod.
I u těchto osob dochází ke zpracování jejich osobních údajů, a to nejčastěji pro účely uzavření a plnění smlouvy.
O zpracování těchto osobních údajů platí přiměřeně výše uvedené.
Pokud nebyl některý z Vašich dotazů výše zodpovězen, můžete se na nás obrátit na výše uvedených kontaktech.